O que é Unified Communications (Comunicações Unificadas)? Entenda na prática

A unificação das plataformas de comunicação viabilizam aumento de produtividade e maior segurança às operações da sua empresa

Com uma multiplicidade de ferramentas à disposição no mercado atual, tornou-se difícil encontrar a melhor solução de comunicação para sua empresa evoluir — ainda mais quando a concorrência não para de investir em tecnologia. Por isso, é importante ter um diferencial focado em facilitar rotinas diárias

O que é Unified Communications (Comunicações Unificadas)? Entenda na prática

Com uma multiplicidade de ferramentas à disposição no mercado atual, tornou-se difícil encontrar a melhor solução de comunicação para sua empresa evoluir — ainda mais quando a concorrência não para de investir em tecnologia. Por isso, é importante ter um diferencial focado em facilitar rotinas diárias, como é o caso da Unified Communications (comunicações unificadas) que unificada em uma única plataforma as comunicações da sua empresa em telefonia, atendimento ao cliente e CRM (Customer Relationship Management System).

Essa prática consiste na unificação dos diversos formatos e mídias que os seus colaboradores utilizam para se comunicar — tanto interna quanto externamente. Ela concentra em uma só ferramenta recursos como vídeo, mensagem instantânea, comunicação de voz e tele presença, integração com Microsoft Teams e integração com CRM’s como SalesForce. Uma integração assim pode trazer diversos benefícios ao seu negócio, se realizada da maneira correta.

O que são comunicações unificadas?

O termo vem do inglês, Unified Communications, e significa uma inovação tecnológica, fator base na implantação da transformação digital da empresa em que há o uso de uma única plataforma na união e gerenciamento de todos os equipamentos tecnológicos relacionados ao sistema de gerenciamento de comunicação de uma organização, permitindo que sejam acessados tanto presencial quanto remotamente.

Seus principais objetivos são otimizar a gestão, de maneira com que as tarefas sejam simplificadas, a performance seja elevada e distâncias entre metas e resultados sejam reduzidas. Isso, certamente, se reflete na produtividade e em uma maior lucratividade.

Comunicações Unificadas (Unified Communications) como ferramenta de gestão de negócios & gestão de redução de custos.

Objetivos da Unified Communications (UC)

Quando uma empresa busca esse tipo de ferramenta, não quer dizer que o seu fluxo de comunicação é ruim ou ineficaz. Na verdade, demonstra que a linha de pensamento do gestor avança tão rápido quanto o mercado. Além de resolver problemas, em um negócio, é necessário buscar constante melhoria tecnológica e atualização dos processos. Assim, há três objetivos principais com a implementação da Unified Communications.

Por que a Comunicação Unificada é um diferencial competitivo?

Por que a Comunicação Unificada é um diferencial competitivo?

Todas as empresas que nasceram pequenas e conseguiram se tornar grandes possuem alguns fatores em comum para explicar seu sucesso. Um dos pontos mais fundamentais para desenvolver um empreendimento é saber dar a devida importância à comunicação, tanto interna quanto externa.

Com o avanço das tecnologias, as organizações passaram a utilizar cada vez mais aparelhos e aplicativos de comunicação. Embora essas diversas ferramentas sejam ótimas por permitirem a comunicação remota e em tempo real, as gestões delas podem ser complicadas. É para resolver essa situação que a Comunicação Unificada (UC) foi desenvolvida.

Entenda como esse tipo de plataforma funciona, conheça os seus beneficios para as empresas e ainda entenda como a Comunicação Unificada colabora para uma maior competitividade. Acompanhe:

Comunicação Unificada: simplificando a gestão dos canais de comunicação

A Comunicação Unificada – em inglês, Unified Communications (UC) – chegou para revolucionar o gerenciamento dos diferentes canais de comunicação usados pelas empresas.

Além do telefone, hoje, o contato com clientes, parceiros e entre os funcionários é realizado por meio de diversas ferramentas como: e-mail, mensagens instantâneas, videoconferência, entre outras.

Por isso, as empresas passaram a ter a necessidade de contar com uma plataforma única para que todos esses canais pudessem ser gerenciados de uma forma menos complexa e acessados de qualquer lugar. Foi a partir dessa busca por simplificação que a Comunicação Unificada se originou.

Com a evolução, endereços de e-mail, telefones fixos e móveis, aparelhos de videoconferência e diversos outros canais de comunicação são unificados. Além de reduzir a complexidade, essa tecnologia otimiza processos gerencias e os torna mais eficientes.

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Os principais benefícios da Comunicação Unificada

Ao integrar os diferentes canais de comunicação, a Comunicação Unificada cria um sistema no qual todos os colaboradores da empresa podem acessar tudo o que precisam, de qualquer lugar e a partir de qualquer dispositivo.

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Melhorar a relação custo-benefício

Manter e gerir diversas linhas telefônicas e outros meios — com seus frequentes problemas e inconstâncias — demanda muitos gastos. Ainda que também tenha custos, como qualquer serviço, um sistema unificado modifica essa realidade. Isso porque os valores empregados em planejamento, aplicação e capacitação tornam-se investimentos de longo prazo, visto que o orçamento se concentrará apenas em um serviço prático e objetivo.

Facilitar a atuação da equipe

Uma equipe que necessita realizar trabalhos conjuntos pode ter dificuldades de atuação — e, atualmente, isso ocorre muito em contact centers. Geralmente, um atendente gasta o seu tempo — e o do cliente — tentando contatar um colega de outro setor para solucionar a demanda. Com a comunicação unificada, é possível saber onde a pessoa está e qual a melhor forma para entrar em contato ou transferir a chamada. Dessa maneira, a equipe poderá atuar com mais colaboração e interatividade.

Agilizar os processos

Estar em uma chamada telefônica e necessitar de um arquivo da pessoa do outro lado da linha é algo que costuma demorar. O tempo perdido para abrir o computador, encontrar o documento e enviá-lo por e-mail é economizado com a comunicação unificada. Quando todas as ferramentas de contato estão na mesma tela, obviamente, os atores em questão são mais ágeis no dia a dia. Evitando a diversidade de processos, é possível se adequar ao ritmo intenso exigido pelo consumidor atual.

Execução da UC

É preciso analisar alguns pontos importantes do negócio para a introdução da Unified Communications. Pensar essas questões técnicas pode fazer a diferença na obtenção de resultados dos objetivos traçados. São três os passos que vão preparar a sua empresa para essa otimização tecnológica:

1. Observar como a empresa se comunica

Uma comunicação que unifique dispositivos de forma padrão não interessa para um empreendimento atual. É preciso que a estratégia seja personalizada de acordo com as necessidades da equipe. Assim, o primeiro passo é observar quais são os meios que os colaboradores e os gestores utilizam para se comunicar entre si e com os clientes, quais ferramentas se tornaram obsoletas e quais inovações poderiam ser adotadas.

2. Pensar uma plataforma independente

Observados quais são os principais dispositivos de comunicação da marca, é preciso reuni-los da melhor maneira. Por isso, é essencial que a plataforma responsável por unificar todos esses serviços seja de fácil manejo e intuitiva. Esse é um passo difícil e decisivo, que necessita de especialistas para o correto desenvolvimento.

3. Considerar a conectividade

Outro ponto que deve ser ajustado é a conectividade da empresa. É importante ter uma rede de qualidade para executar um bom serviço. Além disso, a utilização da Unified Communications deve ser pensada também para usos externos — em 3G, 4G e redes públicas.

Seguindo esses passos, o gestor garantirá a aplicação e o desenvolvimento dessa nova ferramenta em seu negócio. Quando implementada com apoio de uma empresa com experiência na área, a comunicação unificada vai representar uma mudança de paradigma para a organização.

Vantagens da Unified Communications

Após a implementação, já é possível contar com os pontos-chave da UC. Veja os principais benefícios dessa solução:

1. Mobilidade

Adotada essa prática, a rotina empresarial contará com maior mobilidade. Todos os colaboradores e gestores poderão se comunicar de qualquer lugar — seja do carro, de casa, ou de um hotel durante uma viagem profissional. Utilizando dispositivos diversos, como celulares, computadores, telefones fixos ou tablets, será possível resolver pequenas e grandes demandas que, de outra forma, poderiam impedir o andamento dos serviços.

2. Unificação e modernização

As mensagens trocadas pela equipe estarão armazenadas na nuvem e disponíveis para todos, ao alcance de um clique. E isso vale para os e-mails, para as mensagens de voz e para as videochamadas realizadas pela plataforma. Além disso, as reuniões e conferências estarão mais modernas e eficientes, concedendo um ar mais realista e natural para essas ocasiões. Desse modo, os gestores conseguirão agilizar questões complexas, desfazendo a crença de que encontros profissionais à distância não são efetivos.

1. Presença

Essa funcionalidade da comunicação unificada possibilita gerar uma espécie de status para cada utilizador. Assim, se o gestor está em uma reunião, o colaborador pode contatá-lo por e-mail. Da mesma maneira, possibilita que, em um momento adequado, uma ligação resolva problemas de forma mais prática do que por meio de uma mensagem de texto, por exemplo.

2. Segurança

A garantia de possuir todo o conteúdo importante armazenado em local seguro é uma característica dessa ferramenta. Com isso, todos os dados e informações sensíveis fornecidos pelos clientes — e os documentos trocados entre os colaboradores — terão um backup no sistema. Além disso, uma boa solução de comunicação unificada oferece o serviço de Disaster Recovery, que permite recuperar arquivos, caso haja alguma falha no servidor.

Para aplicar a comunicação unificada e manter os serviços de acordo com as estratégias da empresa, uma solução interessante é buscar a parceria com uma empresa referência no setor. Assim, você tem tranquilidade na hora de desenvolver um serviço que você e sua equipe não dominam e o custo de contratação se torna ínfimo frente aos possíveis problemas que um desenvolvimento mal executado ou uma tecnologia sem continuidade podem causar.

Agora, você já conhece os detalhes da Unified Communications, sabe como ela pode ajudar o seu negócio e conhece a melhor maneira de implementar os serviços e mantê-los funcionando adequadamente.

MTR-IT: um parceiro experiente para empresas

A MTR-IT systems fornece soluções gerenciadas de UCaaS para muitas empresas:

  • Recursos de call center
  • Mensagens unificadas
  • Web, áudio e videoconferência disponíveis em qualquer dispositivo
  • Correio de voz visual
  • Um data center seguro
  • Gerenciamento simples em uma única tela
  • Integração de CRM

Ao implementar soluções UCaaS gerenciadas, as empresas estão percebendo um aumento de produtividade e eficiência. Suas ferramentas de call center simplificam o treinamento e a supervisão da equipe. Os membros da equipe de TI podem se concentrar nas metas de crescimento do negócio em vez de manter equipamentos de comunicação desatualizados.

Compreendemos os desafios de segurança e conformidade enfrentados pelas empresas de contabilidade. Oferecemos soluções gerenciadas de UCaaS que agilizam as comunicações e aumentam a eficiência.

Entre em contato conosco hoje para descobrir como podemos proteger e melhorar as comunicações de sua empresa.

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Oferecemos soluções gerenciadas de UCaaS que agilizam as comunicações e aumentam a eficiência.

Para auxiliar as empresas a implementar a Comunicações Unificadas em seus processos, a MTR-IT systems, por meio da Unidade de Negócio Unified Communication, oferece aos clientes as mais diversas soluções de comunicação de voz, dados e imagens.

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