Transformação Digital

A transformação digital dos escritórios de advocacia

Transformação digital no setor jurídico  -  essa transformação nada mais é do que digitalizar todos os aspectos dos procedimentos jurídicos, seja entrega de serviço, fluxo de trabalho, processos, colaboração de equipe ou envolvimento com o cliente.

A transformação digital dos escritórios de advocacia

A pandemia COVID-19 levou o mundo a uma paralisação drástica, e o setor jurídico, como qualquer outro setor, teve que suportar as consequências da situação. A presença física nos tribunais foi suspensa, as reuniões dos advogados com os clientes não puderam ocorrer nas instalações e os processos de descoberta e revisão não puderam ser conduzidos no local do cliente. A violação de dados em casos jurídicos e outras questões de segurança relacionadas logo começaram a surgir durante esses tempos incertos, especialmente quando o trabalho remoto se tornou a norma. Nesse momento crucial, quando o setor jurídico estava à beira de uma paralisação, a tecnologia jurídica, a digitalização e as ferramentas de Inteligência Artificial (IA) tornaram-se o único caminho a seguir para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos. Com a redução de custos se tornando uma prioridade para os departamentos jurídicos corporativos conforme os mercados começaram a cair, a necessidade de seguir com as atividades de modo digital foram a base da rápida migração para um novo mundo de transformação digital em curso nos escritórios de advocacia.

Transformação Digital: tudo que você precisa saber

Reações dos escritórios de advocacia aos desafios sem precedentes

Além de impor o trabalho obrigatório de casa para seus advogados e funcionários e fornecer suporte jurídico e assistência a seus clientes por meio da mídia digital de forma proativa, os escritórios de advocacia começaram a planejar e implementar forças-tarefa interdisciplinares, diretrizes para clientes, etc. em pé de guerra.

  • Algumas empresas começaram a adotar uma presença de rotação em escritórios para ajudar as empresas na transição de todos os seus advogados para, eventualmente, operar em um modo totalmente remoto.
  • Essa mudança em direção ao trabalho remoto começou a representar um desafio para muitos parceiros que preferiam a forma tradicional de conduzir reuniões no escritório.
  • No entanto, a necessidade do momento prevaleceu, e os advogados tiveram que desistir de décadas de cultura de escritório estabelecida e abraçar tecnologias remotas. Tudo isso foi feito para manter a indústria viva.
  • Os escritórios de advocacia também passaram a oferecer opções de pagamento flexíveis para seus clientes, além de descontos, garantindo assim o seu ágio junto aos clientes.

Essas reações oportunas dos escritórios de advocacia garantiram serviços contínuos aos seus clientes, especialmente em práticas como direito do trabalho e direito da saúde. Seguir as diretrizes para operações contínuas dentro dos limites de segurança também ajudou os clientes na transição no que diz respeito à obtenção de serviços jurídicos de escritórios de advocacia.

Transformação digital de organizações jurídicas durante a pandemia  -  acelerando a mudança inevitável

Um entre os inúmeros desafios colocados pela pandemia é como os escritórios de advocacia e advogados tiveram que adotar a transformação digital de suas operações para manter a continuidade.

Transformação digital no setor jurídico  -  essa transformação nada mais é do que digitalizar todos os aspectos dos procedimentos jurídicos, seja entrega de serviço, fluxo de trabalho, processos, colaboração de equipe ou envolvimento com o cliente.

O exercício das atividades relacionadas ao direito e justiça hoje são totalmente dependentes de recursos tecnológicos: computadores, notebooks, servidores, redes de telecomunicações (telefonia e link de internet, também a importância de redundância no link de internet para os escritórios de advocacia não pararem e segurança da informação) e sistemas. Tudo isso é necessário hoje para que as demandas jurídicas, petições e processos transcorram com conformidade e dentro dos prazos. Além disso, é possível usar algumas ferramentas de TI para que haja maior produtividade da equipe e maior segurança dos dados.

A computação em nuvem proporciona segurança e eficiência ao âmbito jurídico, por meio de softwares que otimizam a rotina de escritórios e advogados.

Como a cloud computing pode melhorar a segurança de dados na sua empresa?

Nos últimos anos, temos visto segmentos como fintech, agrotech e healthtech evoluírem rapidamente por meio da inovação tecnológica. Assim, as legaltechs, startups no segmento jurídico, também estão promovendo inovações tecnológicas e implementado um novo mindset, revolucionando rapidamente a transformação digital no direito, conhecida como Advocacia 4.0.

Nesse sentido, o avanço da transformação digital na área jurídica é um movimento global e vem causando mudanças não somente na gestão dos processos judiciais, mas também na forma de advogar no Brasil, que ainda é um país judicializado – quase todos os conflitos acabam na esfera judicial contenciosa.

Atualmente, o sistema judiciário brasileiro possui um estoque de cerca de 80 milhões de processos judiciais e o uso de novas tecnologias, como Inteligência Artificial, Machine Learning, Cloud Computing, RPA (Automação Robótica de Processos), BPM (Gestão de Processos de Negócio), e jurimetria têm sido decisivos para o avanço da revolução digital na gestão dos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas.

De acordo com estudo da Zion Market Research, o investimento em Inteligência Artificial no Direito deve aumentar 1.000% até 2026.

Vivemos tempos de grandes desafios, a pandemia mundial provocada pela Covid-19 trouxe um “novo normal” e acelerou o processo de transformação digital de diversas áreas, e no mundo jurídico não foi diferente.

Avançamos em passos largos rumo à Advocacia 4.0 e a melhor maneira de inovar e atender às expectativas dos clientes do escritório de advocacia é investindo em novas tecnologias que eliminem as atividades repetitivas e manuais, que ainda permeiam a maior parte do mercado jurídico, ocupando os profissionais do direito com tarefas morosas e maçantes.

A solução esperada pelo âmbito jurídico

Dentro deste contexto, é fundamental que soluções assertivas sejam aplicadas nos escritórios, buscando, principalmente, formas para que os advogados possam migrar de modo definitivo para o digital e tornar o escritório 4.0.

Além disso, os recursos tecnológicos com Inteligência Artificial, utilizando algoritmo preditivo e evolutivo, trabalham com melhoria contínua, metodologia ágil e filosofia Lean, utilizadas por grandes empresas, como o Google e Facebook.

Dessa forma, ao digitalizar os processos, a busca pelos requisitos fundamentais para o escritório de advocacia, tais como adequação à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), segurança aprimorada, eficiência e mobilidade deve ser feita. O acordo de nível de serviço (SLA) também deve ser levado em consideração, bem como a computação em nuvem, essencial para qualquer empresa nos dias de hoje.

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Como o setor jurídico e a TI podem trabalhar juntos para adaptar a empresa à LGPD?

O que muda com a transformação digital no dia a dia do advogado?

Logo, com a transformação digital, é possível ter o controle do escritório em qualquer lugar e a qualquer hora. Uma solução jurídica oferece ao time de profissionais uma série de funcionalidades que otimizam as tarefas e aumentam a produtividade.

Sendo assim, as vantagens do uso de recursos tecnológicos dentro de um escritório de advocacia podem ser percebidas rapidamente, já que a eficiência na rotina é uma premissa básica que depende de uma série de fatores, sendo três em destaque: as pessoas, tecnologia e os processos.

Isso porque a prática da rotina jurídica depende, essencialmente, da capacitação dos advogados e do fluxograma de trabalho claro e bem definido, e não menos importante é crucial escolher com assertividade a melhor solução tecnológica para apoiar toda a gestão do escritório de advocacia. Sem isso, será difícil alcançar a eficiência e rentabilidade do negócio.

A automatização de processos manuais tem um papel chave nos tempos atuais. É necessário, cada vez mais, agregar valor para os clientes do escritório, e isso só é possível liberando os advogados para atividades mais estratégicas e relacionamento com o cliente.

As melhores análises dos resultados qualitativos, sem dúvida, compõem um dos principais fatores de sucesso para o advogado, com o recebimento e análise automática das movimentações, uma vez que a transformação digital agrega performance e inteligência para o corpo jurídico. Com isso, é possível potencializar as habilidades intelectuais do advogado, sem perder tempo buscando as movimentações de cada processo nos mais diversos sistemas como Projudi, E-Proc, PJE, E-Saj, entre outros.

A importância da eficiência para o escritório de advocacia

Mas, afinal, como definir uma rotina jurídica eficiente? É aquela que produz o resultado esperado com o mínimo de erros. Portanto, o desafio do advogado é colocar a atividade intelectual dos advogados no centro da estratégia, já que eles aplicam o seu conhecimento jurídico ao caso prático de cada cliente. Mas não apenas isso.

Para conquistar eficiência na rotina jurídica, é fundamental ter processos internos estruturados, seguros e inteligentes.

Existem vários métodos de trabalho que podem ajudar na organização do fluxo de atividades. Além disso, o uso de novas tecnologias também pode ajudar muito. A adoção de um software jurídico em nuvem permite automatizar até mesmo as atividades administrativas e financeiras, reduzindo custos e eliminando falhas.

É preciso acompanhar, medir, orientar e incentivar os profissionais a contribuírem com melhorias no processo da função jurídica. Com uma rotina de trabalho orientada pelos módulos e workflows configurados, é possível evitar falhas operacionais e retrabalho e, principalmente, melhorar a qualidade do atendimento ao cliente.

Afinal, quando os profissionais sabem exatamente como conduzir os processos, não há espaço para dúvidas, lacunas e subjetivismo.

Segurança e confiabilidade

Cada vez mais, a segurança dos dados aparece como uma das prioridades das organizações de diferentes segmentos. Não seria diferente com os escritórios de advocacia, afinal, eles trabalham com dados sensíveis e precisam ter a convicção de que as informações dos clientes estão armazenadas em um ambiente seguro.

Focar esforços e investimento em cibersegurança deve ser uma prioridade do escritório. A segurança dos dados é indispensável para a operação e a gestão jurídica de sucesso, bem como para a conquista e a fidelização de clientes.

A importância de realizar um teste de intrusão na rede da sua empresa

Além disso, com os dados mantidos em segurança na nuvem, a reputação do escritório também permanece íntegra. Afinal, qualquer tipo de falha com as exigências de segurança pode respingar na imagem da empresa, que figura como responsável por uma eventual violação de dados. Para evitar problemas com vazamento de informações e invasões ao sistema do escritório jurídico, a melhor alternativa é investir em segurança da informação e buscar um sistema jurídico com uma camada de proteção em nuvem.

Por fim, investir em um projeto de transformação digital do escritório jurídico, buscando mobilidade, máxima eficiência e segurança, é um dos principais desafios do advogado do futuro. Contudo, em um cenário de mudanças e diante do amplo uso de tecnologias disruptivas, é preciso escolher o melhor parceiro para orientar essa jornada de revolução digital.

Aumentar a disponibilidade das redes, servidores e internet é um ponto que deve ser pautado como de suma importância pelos gestores do escritório de advocacia. Controle da navegação da internet, antivírus profissional, firewall e backup online são requisitos mínimos para fluir o bom trabalho e trazer segurança e eficiência no dia à dia dos escritórios de advocacia.

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Firewall: entenda os princípios da ferramenta

Assim, os advogados contam com a ferramenta inovadora para aumentar a performance e impulsionar o crescimento do negócio.

Videoconferência

A Videoconferência possibilita a comunicação por meio de áudio e vídeo de forma simultânea e em tempo real, possibilitando ainda o compartilhamento de dados e flexibilização do trabalho home office.

Assim como a solução citada acima, é ideal para empresas que precisam se comunicar com pessoas em outras localidades.

Sua vantagem em relação a audioconferência é a sensação de proximidade entre os participantes, devido ao fato de poder realizar o contato visual em tempo real.

Quando há duas localidades conectadas, o sistema é denominado ponto a ponto. E, se duas ou mais localidades estão em conexão simultânea, é chamado multiponto.

Entre seus benefícios estão a redução de custos com telecomunicações e deslocamento, o aumento da competitividade e eficiência operacional e a otimização do tempo e da produtividade.

Telefonia em nuvem

telefonia em nuvem é um sistema de telefonia PABX por meio do Internet Protocol, ou Protocolo de Internet, que converte os áudios analógicos em dados que podem ser transmitidos pela rede, porém não precisa de um aparelho específico, mas sim da instalação de um software.

Com equipamentos dotados com a tecnologia em nuvem, além da comunicação por voz, as empresas ainda contam com identificador de chamadas, encaminhamento e reencaminhamento de chamadas, conferência entre várias pessoas e compartilhamento de dados e informações

VoIP e comunicações unificadas no setor jurídico

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