Serviços de TI para escritórios de advogados:

Vale a pena terceirizar?

O momento atual do País exige dos gestores dos escritórios de advocacia um maior acompanhamento dos custos e ações que buscam otimizar cada área dentro da empresa, especialmente os custos em telecomunicações e tecnologia da informação e serviços associados.

Serviços de TI para escritórios de advogados: vale a pena terceirizar?

O momento atual do País exige dos gestores dos escritórios de advocacia um maior acompanhamento dos custos e ações que buscam otimizar cada área dentro da empresa, especialmente os custos em telecomunicações e tecnologia da informação e serviços associados.

O exercício das atividades relacionadas ao direito e justiça hoje são totalmente dependentes de recursos tecnológicos: computadores, notebooks, servidores, redes de telecomunicações (telefonia e link de internet, também a importância de redundância no link de internet para os escritórios de advocacia não pararem e segurança da informação) e sistemas. Tudo isso é necessário hoje para que as demandas jurídicas, petições e processos transcorram com conformidade e dentro dos prazos. Além disso, é possivel usar algumas ferramentas de TI para que haja maior produtividade da equipe e maior segurança dos dados.

Aumentar a disponibilidade das redes, servidores e internet é um ponto que deve ser pautado como de suma importância pelos gestores do escritório de advocacia. Controle da navegação da internet, antivírus profissional, firewall e backup online são requisitos mínimos para fluir o bom trabalho e trazer segurança e eficiência no dia à dia dos escritórios de advocacia.

Uma solução de e-mail corporativo deve ser adotada a fim de garantir maior profissionalismo e segurança nos e-mails, mesmo que deletado por equívoco por algum colaborador e advogado, sincronização de agenda, contatos de e-mails entre vários dispositivos e facilidade de acesso por smartphone. Antispam para segurança e produtividade e controle total sobre todos os e-mails da empresa.

Enfim, os advogados devem se dedicar ao direito e administração de seus escritórios de advocacia.

A TI pode ser administrada interna no escritório, remotamente, parcialmente terceirizada ou integralmente terceirizada.

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A TI para escritórios de advogados

As soluções tecnológicas se integraram à rotina da advocacia de forma gradativa. Atualmente, os serviços jurídicos estão interligados em sua essência a elas, vide o processo judicial eletrônico. Com essa crescente “invasão”, os serviços de TI para escritórios de advogados ganharam especial importância.

Há escritórios que preferem ter um profissional de TI dedicado, contratado. Outros, devido à demanda muito alta, preferem terceirizar os serviços de TI e focar apenas no jurídico. Mas a terceirização vale a pena? Confira!

As dificuldades de TI nos escritórios de advogados

Escritórios de advocacia, de pequeno, médio ou grande porte, lidam com falhas de segurança que podem comprometer os dados confidenciais de seus clientes. Seus advogados trabalham sempre com prazos apertados e não têm tempo para exercer seu trabalho com excelência. Para completar, o processo judicial eletrônico (PJE) demanda requisitos específicos para seu acesso.

Essas três afirmações retratam as principais dificuldades relacionadas à TI que os advogados encontram em seus escritórios. A tecnologia da informação é de fundamental importância na rotina da advocacia, porque é capaz de solucionar esses problemas.

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Falta de padronização nas atualizações de sistemas governamentais

Falando especificamente das dificuldades, como lidar com a falta de padronização nas atualizações de sistemas governamentais? Como acessar o PJE sem problemas de compatibilidade?

O governo não desenvolve nem implementa sistemas com especificações técnicas que auxiliem na maximização da compatibilidade. Pelo contrário, adota regras próprias na atualização de seus sistemas. É preciso atualizar os aplicativos constantemente, especialmente o Java.

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Gestão de dados confidenciais

Além desse problema, a equipe de TI nos escritórios de advogados deve realizar uma gestão segura dos dados, que são, em maioria, confidenciais.

A gestão de informações deve ser impecável e possuir estratégias eficientes de segurança da rede. É preciso deixar os dados sempre íntegros e disponíveis, o que só é possível com manutenções rotineiras dos computadores e com uma política de backup.

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Instalação de ferramentas e equipamentos especiais

Outra dificuldade da TI em escritórios de advogados é a instalação de equipamentos especiais, como o leitor de certificado digital, e o uso de dois monitores para facilitar o trabalho de advogados. É preciso utilizar uma ferramenta que integre o sistema ao certificado para que ele possa ser usado em várias máquinas.

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Essas dificuldades podem ser superadas com a TI para escritórios de advogados. Essas tarefas são essenciais para a segurança dos dados e demandam atenção especial. Sem assistência aos equipamentos, algumas falhas podem comprometer o trabalho. Já pensou o prejuízo de perder provas de determinado processo, por que o HD queimou e não havia backup automático?

Diante disso, a responsabilidade e a importância da TI na advocacia é enorme. Quando o escritório de advocacia possui seu próprio servidor e um profissional de TI, acaba por acumular todas as tarefas sobre ele. Isso não é eficiente, pois a sobrecarga ocasiona uma gestão deficiente. Sem contar que está em falta profissionais especializados em novas tecnologias (como o cloud backup).

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Uma boa solução para isso é a terceirização do TI para os escritórios de advogados.

Vantagens da terceirização do TI para escritórios de advogados.

A terceirização (ou consultoria) dos serviços de TI traz, em geral, quatro principais vantagens:

  • Redução nos custos: a terceirização do TI pressupõe uma contratação on demand. Conforme as necessidades do escritório, são sugeridas as soluções que se adequam à demanda. Assim, evita-se o desperdício de serviços, reduzindo os custos.
  • Produtividade: os profissionais contratados são especializados e ajudam a solucionar os problemas dos advogados. Assim, eles poderão realizar seu trabalho com mais produtividade, aumentando o lucro do escritório.
  • Agilidade: uma TI terceirizada se adequa à demanda dos escritórios de advocacia, principalmente no que diz respeito ao uso de certificados digitais e sistemas de gerenciamento judicial, conferindo agilidade na hora de realizar as tarefas.
  • Segurança: os profissionais especializados mantêm adequadamente o armazenamento de informações, sistemas e arquivos em datacenter, além de adotar técnicas de prevenção de desastres e de proteção, como refrigeração, sistemas anti-incêndio, blindagem, soluções de antivírus, firewall, controle de acessos.
  • Qualidade: a equipe terceirizada é qualificada para realizar atualizações automáticas, monitorar constante e imediatamente por meio acesso remoto e por visitas técnicas.

A terceirização dos serviços de TI para escritórios de advogados é muito positiva, pois confere maior segurança, produtividade e performance – ou seja, mais lucro. Com uma equipe especializada terceirizada, o escritório pode lidar com qualquer imprevisto.

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