Comunicações unificadas x Escritório de advocacia

Como as comunicações unificadas podem melhorar seu escritório de advocacia?

A profissão jurídica foi transformada tanto quanto qualquer outra pela pandemia Covid-19, com base em reuniões presenciais e “face to face” dando lugar a interações digitais remotas na maioria das horas faturáveis ​​com clientes.

Como as comunicações unificadas podem melhorar seu escritório de advocacia?

A profissão jurídica foi transformada tanto quanto qualquer outra pela pandemia Covid-19, com base em reuniões presenciais e “face to face” dando lugar a interações digitais remotas na maioria das horas faturáveis ​​com clientes. Essa mudança significou uma mudança rápida para o mundo das comunicações unificadas para escritórios de advocacia que tentam gerenciar a colaboração online e reuniões para milhares de advogados e clientes, os quais precisam ser monitorados cuidadosamente para fins de qualidade e faturamento.

Desde o início da pandemia em março de 2020, as reuniões on-line deixaram de ser quase uma reflexão tardia ou uma ferramenta “agradável de se ter” para uma ferramenta diária obrigatória, com qualidade superior necessária para todas as conversas.

Isso significa uma rápida necessidade de implementação de ferramentas de comunicações unificadas para escritórios de advocacia e a necessidade de advogados para compartilhar documentos, realizar reuniões remotamente e executar outras funções de negócios sob distanciamento social.

Esses ambientes de colaboração tornam ainda mais importantes para as equipes de TI dos principais escritórios de advocacia a capacidade de monitorar suas reuniões quanto à qualidade e às taxas de uso que aumentaram exponencialmente ao longo de 2020.

A importância das reuniões com clientes, testemunhas e outras partes envolvidas impõe grandes demandas aos recursos de tecnologia de todos os escritórios de advocacia em alcançar a melhor qualidade de maneira eficaz.

A importância das comunicações unificadas para escritórios de advocacia

Muitos desses escritórios de advocacia passaram de talvez tivessem o VoIP / Telefonia em nuvem ou talvez tivessem outra coisa e não era muito usado porque muitas vezes a preferência era por reuniões presenciais. Agora eles estão tendo que fazer essas reuniões remotas, online, ou outra coisa por causa do distanciamento social e, portanto, você está vendo escritórios de advocacia adicionando muitos novos aplicativos de colaboração.

Ao usar as soluções UCaaS para consolidar vários canais de comunicação sob um guarda-chuva tecnológico, os escritórios de advocacia podem atingir o nível de especialização que os clientes exigem.

Veja como os escritórios de advocacia podem aproveitar a tecnologia emergente, como as soluções de Comunicações Unificadas UCaaS, para abraçar a transformação digital, aumento de produtividade e melhorar a colaboração da equipe.

Com sua flexibilidade e capacidade de escala, o UCaaS (Comunicação Unificada / Unified Communications) para escritórios de advocacia pode ser uma tecnologia valiosa na solução de problemas para escritórios de advocacia de qualquer porte.

É aqui que as comunicações unificadas como serviço (UCaaS) podem ajudar. Plataforma de Comunicações Unificadas UCaaS para escritórios de advocacia pode resolver problemas enfrentados por escritórios de vários tamanhos. Enquanto as pequenas empresas podem precisar de mais tempo e recursos para recrutar novos talentos, as grandes empresas podem exigir a capacidade de comunicação entre escritórios em uma escala global. Com sua capacidade de fornecer comunicações flexíveis e escaláveis ​​para pequenas e grandes empresas, uma plataforma UCaaS pode ser a tecnologia de solução de problemas certa para um escritório de advocacia, independente do porte.

Tecnologia de comunicação segura e convergente para seu escritório de advocacia

Para advogados, tempo é dinheiro. Investir em uma solução de comunicação empresarial que maximize a eficiência e a produtividade é a chave para maximizar o tempo. Além disso, a reputação de um escritório de advocacia é vital para seu sucesso e se reflete em tudo, desde a publicidade até a gravação do correio de voz. Embora existam vários motivos pelos quais os escritórios de advocacia optam por uma solução de Voz sobre IP (VoIP) para suas necessidades de chamadas, existem recursos adicionais de Comunicações Unificadas (UC) de que eles precisam para ter sucesso no setor jurídico altamente competitivo.

Embora todos os recursos de UC ajudem na criação de uma experiência sólida para o cliente, há alguns que se destacam para tipos específicos de negócios.

Se você for capaz de desacelerar por tempo suficiente para perceber, verá que há uma revolução crescente entre os escritórios de advocacia. Muitas empresas estão descobrindo o mundo da Voz sobre IP (VoIP) e os benefícios que ela pode trazer para um escritório de advocacia.

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Melhor desempenho com custos mais baixos

Como os escritórios de advocacia, como todas as empresas, enfrentam desafios significativos ao se adaptarem ao ambiente de negócios moderno, eles precisam considerar como fornecer soluções de alto valor para os clientes de maneira lucrativa. Para ter sucesso neste mundo acelerado, quem está no espaço jurídico precisa ter as ferramentas certas para se comunicar com eficácia quando e onde for necessário, não importa se é com clientes, colegas ou pares. É aí que entram as comunicações unificadas.

Um sistema de Comunicação Unificada UC inteligente ajuda os escritórios de advocacia a se tornarem mais competitivos e atrair mais clientes por meio de uma combinação de melhor desempenho, melhores relacionamentos com o cliente e maior disponibilidade. A solução permite a colaboração sem grandes investimentos de capital, integração ou encargos operacionais. Depois que a solução de Comunicações Unificadas é implantada, os escritórios de advocacia podem se comunicar com mais eficácia para obter maior produtividade, ao mesmo tempo que mantêm os clientes satisfeitos o tempo todo. Como resultado, as equipes de TI em escritórios de advocacia devem buscar soluções sofisticadas de Comunicação Unificada UC para ajudá-las a se destacar da multidão.

Relações mais estreitas com o cliente

O mundo está se movendo em um ritmo cada vez mais rápido e a capacidade de trabalhar em movimento é cada vez mais necessária para se manter competitivo no mercado. VoIP tem a capacidade de manter os usuários conectados de qualquer lugar.

De qualquer dispositivo móvel, laptop ou telefone, você pode fazer e receber chamadas usando seu número comercial. Você também pode enviar mensagens a outros usuários, ver sua presença e muito mais.

Aproveitando os recursos de PABX de negócios, mensagens instantâneas e recursos de conferência, advogados e clientes podem entrar em contato a qualquer momento, independentemente de sua localização física. Além disso, ao vincular um sistema de Comunicação Unificada UC a um softphone, os advogados podem ser contatados de qualquer lugar, até mesmo por meio de seu telefone celular pessoal, sem precisar fornecer seu número privado.

Vamos explorar mais as vantagens que a UC oferece quando comparada com um sistema de comunicação desatualizado:

  • Colaboração em tempo real: Com as Comunicações Unificadas, seu escritório de advocacia pode aproveitar a comunicação instantânea e a conferência para colaborar e atender rapidamente às necessidades do cliente. Por outro lado, os escritórios de advocacia que não empregam o uso de UC podem continuar a ter chamadas telefônicas improdutivas e trocas de e-mail que podem levar à perda de lucros e perda de clientes. Os sistemas de comunicação obsoletos podem servir como obstáculos críticos na área jurídica, pois consomem tempo e despesas operacionais e de capital.
  • Aumento da satisfação do cliente e da produtividade do advogado: assim como na área de saúde, há uma tensão contínua nos escritórios de advocacia: os advogados precisam alocar seu tempo produtivo para interagir e atender diretamente o cliente (o que aumenta o tempo faturável e a satisfação do cliente), em vez de lidar com o trabalho administrativo. Tirando o máximo proveito de uma plataforma de Comunicação Unificada UC, os funcionários de escritórios de advocacia podem alocar com eficiência seu tempo para casos e clientes específicos. Sem um sistema de comunicação sofisticado, advogados e clientes provavelmente participarão de processos de colaboração longos e complicados que podem prejudicar a experiência geral entre advogado e cliente. Além disso, um sistema de UC pode ser integrado ao software de banco de dados e até mesmo ao software de folha de ponto para que todas as conversas do cliente sejam rastreadas e alocadas aos projetos.
  • Custos controlados e lucratividade aprimorada: as comunicações unificadas permitem que as partes envolvidas realizem reuniões eficazes, concluam depoimentos e realizem outras tarefas críticas, sem nunca ter que se encontrar pessoalmente. Na verdade, a UC é um grande facilitador do conceito de força de trabalho remota, que permite às empresas reduzir os custos de viagens e espaço para reuniões. Além disso, os sistemas de Comunicação Unificada UC são inestimáveis ​​na redução de custos - quando os escritórios de advocacia têm vários escritórios geograficamente dispersos - atendendo clientes de vários países. As chamadas internas são, neste caso, gratuitas, ao passo que as chamadas externas são encaminhadas automaticamente para obter a menor tarifa de chamada possível.

Mobilidade

Todo escritório de advocacia deve escolher uma solução de Comunicação Unificada UC que ofereça um aplicativo de mobilidade, pois atua como uma extensão virtual do telefone fixo e permite que a equipe jurídica receba e faça ligações de qualquer lugar. Todos os recursos de Comunicação Unificada UC disponíveis no telefone de mesa também estão disponíveis em um telefone móvel, como gravação de chamadas, conferência, correio de voz, controle de status e muito mais. Quando as ligações são feitas, as informações de identificação de chamadas do escritório de advocacia passam para o cliente, ao contrário do número do celular pessoal do advogado. Isso garante que a marca do escritório de advocacia seja transmitida aos clientes e que as informações de contato pessoal do advogado sejam mantidas em sigilo.

Soluções de comunicações unificadas UCaaS fornecem à sua equipe jurídica as ferramentas e sistemas necessários para garantir que sua empresa possa competir no setor jurídico altamente competitivo. Ao mesmo tempo em que reduz custos, a Comunicação Unificada ajuda a melhorar as interações com os clientes, recrutar e reter os melhores talentos e fornecer mobilidade e flexibilidade à sua equipe.

Cada empresa é diferente e os escritórios de advocacia não são uma exceção a essa regra. Não existe um plano mestre de comunicações que funcione para todas as empresas. O luxo do VoIP é permitir que você coloque em camadas um conjunto personalizado de recursos e aplicativos que funcionarão para você e sua empresa.

O resultado para escritórios de advocacia é que a especialização agora desempenha um papel crítico na proteção e retenção de clientes de longo prazo. As empresas também devem demonstrar um nível de conhecimento de tecnologia sem esforço que corresponda ao de seus clientes. Os advogados encarregados de descobrir uma área de especialização não têm tempo para lutar com a tecnologia de comunicação que não facilita a conexão, o manuseio do canal e a colaboração. Na era digital, a especificidade é o resultado necessário - e a UCaaS capacita a transição.

Os benefícios das comunicações unificadas em seu escritório de advocacia

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