VoIP e comunicações unificadas no setor jurídico

VoIP e comunicações unificadas no setor jurídico

De acordo com a Incom Business , um dos principais desafios dos advogados e escritórios de advocacia é garantir um atendimento ágil aos seus clientes. Para atender a essa necessidade, as instituições jurídicas estão buscando tecnologias como VoIP

VoIP e comunicações unificadas no setor jurídico

De acordo com a Incom Business , um dos principais desafios dos advogados e escritórios de advocacia é garantir um atendimento ágil aos seus clientes. Para atender a essa necessidade, as instituições jurídicas estão buscando tecnologias como VoIP para melhorar a comunicação entre clientes e pares. Mais advogados estão procurando uma estratégia de comunicação unificada melhor e, com o VoIP, o processo de transformação digital nos escritórios de advocacia resultam na implantação de uma plataforma de comunicação unificada e, consequentemente, os problemas de comunicação são coisa do passado.

Este artigo analisa como as comunicações unificadas se aplicam à prática da lei, os benefícios do VoIP e as questões regulatórias pertinentes.

O papel das comunicações unificadas no setor jurídico

Por muitos anos, os advogados se comunicaram principalmente por telefone e correspondência escrita. Quando o e-mail se tornou popular, advogados e escritórios de advocacia aproveitaram sua conveniência, fornecendo atualizações de casos e outras informações aos clientes eletronicamente. Inicialmente, havia preocupações com a privacidade, especialmente os rígidos requisitos éticos envolvendo a confidencialidade entre advogado e cliente, mas os provedores de e-mail de nível empresarial de hoje usam segurança de primeira linha.

Hoje, os clientes esperam ainda mais de seus advogados. Eles querem ser capazes de obter informações e assistência quando necessário e de serem contatados de diferentes maneiras. As comunicações unificadas abriram caminho para uma nova era nas relações entre advogado e cliente. Em alguns casos, a transparência total do arquivo significa não ter que rastrear seu advogado para detalhes minuciosos. Esse tipo de interação entre advogado e cliente é mais comum para clientes comerciais que têm casos em andamento, mas sua utilidade também está abrindo caminho para pessoas físicas.

Com sua flexibilidade e capacidade de escala, o UCaaS (Comunicação Unificada / Unified Communications) para escritórios de advocacia pode ser uma tecnologia valiosa na solução de problemas para escritórios de advocacia de qualquer porte.

É aqui que as comunicações unificadas como serviço (UCaaS) podem ajudar. A plataforma de comunicação unificada como serviço UCaaS para escritórios de advocacia pode resolver problemas enfrentados por escritórios de vários tamanhos. Enquanto as pequenas empresas podem precisar de mais tempo e recursos para recrutar novos talentos, as grandes empresas podem exigir a capacidade de comunicação entre escritórios em uma escala global. Com sua capacidade de fornecer comunicações flexíveis e escaláveis ​​para pequenas e grandes empresas, uma plataforma de comunicação unificada UCaaS pode ser a tecnologia de solução de problemas certa para um escritório de advocacia, independente do porte.

Para advogados, tempo é dinheiro. Investir em uma solução de comunicação empresarial que maximize a eficiência e a produtividade é a chave para maximizar o tempo. Além disso, a reputação de um escritório de advocacia é vital para seu sucesso e se reflete em tudo, desde a publicidade até a gravação do correio de voz. Embora existam vários motivos pelos quais os escritórios de advocacia optam por uma solução de Voz sobre IP (VoIP) para suas necessidades de chamadas, existem recursos adicionais de Comunicações Unificadas (UC) de que eles precisam para ter sucesso no setor jurídico altamente competitivo.

A importância das comunicações unificadas para escritórios de advocacia

Aqui estão algumas das maneiras pelas quais o VoIP melhora a prática jurídica moderna:

• Aprimore o fluxo de trabalho operacional. Uma maneira de mesclar todos os aspectos da comunicação com o cliente é por meio da integração de correio de voz, e-mail e outras mensagens em uma plataforma de CRM (SalesForce, ZoHo, etc). A criação de um centro de comunicação que também informa sobre a situação do cliente e assuntos em aberto torna o exercício da advocacia muito mais eficiente. Ao estabelecer sistemas que reduzem as etapas administrativas, você pode gastar mais do seu tempo anteriormente não faturável com os clientes. Esse fluxo de trabalho operacional aprimorado também oferece benefícios para a espinha dorsal de sua empresa. Mesmo as pequenas empresas têm uma equipe de back office ativa. Suas cargas de trabalho podem ser aliviadas por meio de comunicações mais intuitivas e responsivas. O software de colaboração, por exemplo, pode eliminar grande parte da necessidade de fazer chamadas de voz, fornecendo um nível personalizável de transparência de arquivo.

• Forneça informações de áudio, texto e vídeo claras e precisas. Uma solução VoIP de nível empresarial também oferece a melhor qualidade de entrega de comunicações, independentemente do formato. Os clientes merecem clareza e precisão nas comunicações, e fornecer informações precisas quando necessário é um componente crucial para a eficiência do escritório de advocacia.

• Construa relacionamentos duradouros com colegas e clientes. A conectividade também pode assumir diferentes formatos. Um portal de cliente fornece um tipo de conexão mais próxima do que uma ligação telefônica, e o uso de conexões de mídia social pode ser apropriado para formas de comunicação geral fora do relacionamento entre advogado e cliente.

• Aumente a mobilidade. Por mais que seus clientes esperem a capacidade de se comunicar por vários meios, seus funcionários desejam flexibilidade para poder trabalhar em trânsito. Os sistemas VoIP vêm com gerenciadores de chamadas e softphones altamente personalizáveis ​​para permitir o escritório no seu bolso. Telefones celulares e pagers trouxeram mobilidade para a profissão jurídica décadas atrás, mas sem um sistema VoIP intuitivo para integrar chamadas móveis com o escritório doméstico, executar uma prática de um telefone celular era menos do que o ideal.

• Reduza os custos operacionais. Mais importante ainda, um sistema de comunicações unificadas ancorado no serviço VoIP da sua empresa é uma solução acessível quando comparado aos custos adicionais de comunicação desnecessária e manutenção de PABX local ou sistemas de telefone fixo. VoIP e comunicações unificadas simplificam como você se conecta com os clientes, o que economiza tempo e dinheiro para você e seus clientes.

• Escalabilidade.  Outro recurso útil do VoIP é sua escalabilidade. A maioria dos sistemas no mercado oferece suporte a qualquer número de usuários, sem ter que se comprometer com várias linhas físicas. Um projeto especial pode exigir uma equipe temporária para se mobilizar; nesses casos, as linhas adicionais estão a apenas um clique de distância. E, quando você precisa de menos, pode reduzir com a mesma rapidez.

Tecnologia de comunicação segura e convergente para seu escritório de advocacia

Conformidade regulatória de soluções VoIP

As comunicações entre advogado e cliente podem estar sujeitas a certos regulamentos da prática de direito, finanças ou questões de seguros. Embora uma análise minuciosa desses regulamentos esteja além do escopo deste artigo, aqui estão alguns problemas a serem considerados ao implementar o VoIP:

• A Lei Sarbanes-Oxley (SOx) é uma regulamentação contábil para empresas com ações negociadas publicamente que pode entrar em ação por meio de seus requisitos de registro de controle interno.
• A Lei Gramm-Leach-Bliley Actthe Gramm-Leach-Bliley, que se aplica a advogados que podem estar envolvidos na área financeira. apela a um aumento das medidas de privacidade do cliente.
• A HIPAA é conhecida por muitas pessoas por meio de seu controle da privacidade do paciente em registros de saúde e questões de seguro.

A privacidade de dados é fundamental para as comunicações unificadas. A rede VoIP é uma rede IP e compartilha os mesmos riscos de ameaças à segurança. Portanto, siga as práticas recomendadas conhecidas, como protocolos de autenticação fortes e separação lógica de redes de voz e dados, bem como firewalls compatíveis com VoIP e servidores VoIP dedicados em sistemas operacionais protegidos com todos os serviços desnecessários desativados.

VoIP e comunicações unificadas oferecem inúmeros benefícios para a prática jurídica moderna. Com as ferramentas certas, sua prática pode aumentar sua eficiência, gerando melhores resultados para os clientes e menores despesas para um escritório de advocacia, mantendo-se em conformidade com as diversas normas de privacidade.

Como o setor jurídico e a TI podem trabalhar juntos para adaptar a empresa à LGPD?

O resultado para escritórios de advocacia é que a especialização agora desempenha um papel crítico na proteção e retenção de clientes de longo prazo. As empresas também devem demonstrar um nível de conhecimento de tecnologia sem esforço que corresponda ao de seus clientes. Os advogados encarregados de descobrir uma área de especialização não têm tempo para lutar com a tecnologia de comunicação que não facilita a conexão, o manuseio do canal e a colaboração. Na era digital, a especificidade é o resultado necessário - e a Plataforma de Comunicação Unificada UCaaS capacita a transição.

Os benefícios das comunicações unificadas em seu escritório de advocacia

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